測繪資料是指在測繪生產、科研、建設等項活動中形成的各種技術文件、原始記錄、計算資料、成果、成圖、航片、衛片等。它們是國家的寶貴財富，是社會主義現代化建設的重要基礎資源。編目工作就是以測繪資料為對象，以科學的原則和方法將有關的資料逐級匯集編輯成冊，為社會廣大用戶提供廣泛系統的測繪信息服務。筆者參加了《北京市資料目錄》的編輯工作，通過測繪資料編目工作的實踐，獲得了一些體會，現略述如下，供同行參考。 

一、編纂《測繪資料目錄》的意義和作用 
測繪資料是廣大測繪工作者勞動與智慧的結晶，是國民經濟、國防建設、科學研究和文化事業必需的基礎資料之一。建國以來由于測繪工作者的辛勤勞動，積累了數量浩瀚、內容復雜、種類繁多的測繪成果、成圖。為了使這些測繪資料得到充分、合理、有效的利用，充分發揮現有資料的作用，編輯出版《測繪資料目錄》，（以下簡稱《資料目錄》）成為測繪工作者的重要任務之一，其意義和作用是深遠的。 
1．編纂《資料目錄》是提高測繪檔案資料科學管理水平的重要手段 
測繪工作是國民經濟建設的基礎性工作，投資大、周期長、產品數量多、內容復雜，測繪檔案部門每年都要接受大量的測繪成果、成圖。為了做好這些資料的管理工作，檔案工作人員為此做了大量的基礎工作。《資料目錄》的編輯出版，為科學管理測繪檔案資料提供了契機。因為，從測繪檔案管理、鑒定、統計、利用等基本工作環節來看，每一個環節都離不開利用《資料目錄》。例如，在整理工作中，通過《資料目錄》可以鞏固檔案整理工作的成果，發現工作中的不足；在利用工作中《資料目錄》是溝通館藏與利用者的重要通道；在保管工作中《資料目錄》有助于發現檔案資料的缺陷和混淆狀況，及時采取補救措施；在統計工作中《資料目錄》可以為各種資料統計提供準確的數據。此外。檔案工作人員還可以通過《資料目錄》全面、系統地了解、熟悉館藏情況，提高其管理水平，從而為科學、合理、有效地管好所轄檔案資料創造了條件。 
2．編纂《資料目錄》是充分開發利用測繪檔案信息資源為經濟建設服務的有效措施 
測繪資料是國家重要的基礎信息資源，它不僅記載著測繪生產、科研、建設等項活動的過程；而且記載著這些活動的成果，可以說它是測繪科技信息和成果的載體。《資料目錄》的編輯就是以條目的形式將測繪資料的成分與內容，全面、科學、系統地揭示出來，它是利用者通向測繪檔案資料寶庫的“橋梁”。利用者可以根據自己的需要，按照《資料目錄》提供的有關線索和查找手段，從《資料目錄》中及時、準確地了解到所需要的測繪信息，提供給有關部門使用，以滿足社會各方面的需求，使測繪資料應有的社會效益和經濟效益得到充分的發揮。 
3．編纂《資料目錄》是加強信息交流，促進資料部門橫向聯系，實現資料共享的有效途徑。 
《資料目錄》是記錄測繪資料內容特征和形式特征的信息系統，它內容全面，科學，系統。對于測繪信息的傳遞和交流，開發利用現有測繪成果，成圖，充分發揮其固有的社會效益和經濟效益有著重要作用。目前隨著國家經濟建設的發展，對測繪工作的需求量越來越大跨省市間的測繪生產、科研項目越來越多，各省市《資料目錄》編輯出版，可以使利用者清楚地了解到不同省市地區的測繪情況，在制定生產計劃時做到心中有數，這樣不僅加強了各省市資料部門之間的了解；也有利于測繪信息的傳遞和交流；從而增進了不同地區資料部門的橫向聯系。目前全國測繪資料部門分為軍、地兩大系統，此外還有地質、冶金、水利等部門的測繪單位，測繪資料重攝、重測現象時有發生，因此，利用編纂《資料目錄》的形式，及時收集匯總，發布有關部門的測繪信息，是避免重復生產，使測繪成果一測多用的有效途徑。 
4．編纂《資料目錄》有利于提高測繪工作的社會影響，增強人們對測繪工作重要性的認識。 
測繪工作是國家現代化建設的先行者，其產品——測繪成果，成圖是保證有關領導部門，科研機關，企事業單位正確決策，提高工作水平的重要依據和信息資源，在經濟建設中起著舉足輕重的作用。但是以前一個重大項目或一個重大工程完成后，人們往往注意的是它們的設計者和建設者，而忘卻的是進行前期工作的測繪工作者。再加上測繪成果具有特殊的保密性質，使測繪部門一直處于封閉、半封閉狀態，測繪部門收藏的檔案資料很少為社會所了解。隨著改革開放和科學技術的不斷進步以及測繪檔案資料的逐步解密，測繪工作的重要性正在逐漸被人們認識、了解。而《資料目錄》的編輯出版，成為測繪部門進行宣傳，擴大影響，提高社會知名度的重要工具。應該相信隨著測繪資料編目工作的日趨完善，《資料目錄》的作用將會得到充分發揮，測繪資料在為各部門提供決策依據的同時，社會方方面面對測繪工作的重視程度將大大提高。

二、編纂《資料目錄》的原則和要求 
1．編纂原則 
《資料目錄》是現有測繪成果、成圖的總匯，應全面、系統、準確地反映已有測繪資料的基本情況，要使《資料目錄》成為查閱資料的向導和傳遞信息的工具，不僅要有一般資料目錄的檢索功能，還應具有查考性、評述性、現勢性。因此要本著完整統一、準確及時、簡明實用的原則進行編纂工作。 
完整統一，首先要求凡按國家技術標準和專業標準測制的測繪成果、成圖均應編入《資料目錄》，其具體內容可分為六部分。（1）大地測量資料；（2）航空航天攝影與遙感資料；（3）地圖資料；（4）城市測量資料；（5）重大建設工程測量資料；（6）境界測量資料。其次，要求標繪要素，統計表格式，成果分布圖比例尺，開本、圖幅尺寸以及續編部分均要求統一、規范，以便于作業和匯總，同時也為今后應用計算機技術進行編目工作奠定基礎。 
準確及時，就是指《資料目錄》要充分準確地反映館藏測繪資料的內容和成分，其資料的出版年代、范圍、所在圖幅、精度、采用的標準等標繪要素表示要準確無誤。同時新增內容要及時編入《資料目錄》，力爭為有關部門提供及時、準確的測繪服務。 
簡明實用，就是要求《資料目錄》內容簡明扼要，科學系統，使人一目了然。能用成果分布圖說明問題的可不再用統計表；能用部分底圖表示范圍的可不必用全圖。要使《資料目錄》既方便利用，又能真實地反映館藏檔案資料的實質內容，真正起到索引和向導作用。 
2．編纂要求 
為了充分揭示館藏測繪資料的內容和成分,使利用者迅速、準確地查找有關資料,《資料目錄》采用統計表與成果分布圖結合的方式表示其內容。具體內容如下： 
（1）統計表和成果分布圖按國際分幅圖為基本單元，按照八開幅面開本規格確定標圖范圍及比例尺。 
（2）統計表與成果分布圖按一表一圖的順序，依次排列各類測繪資料。當統計表與成果分布圖表示同一內容時，應選用同一序號表示。 
（3）統計表由序號、成果所在圖幅、名稱、等級、數量、技術標準坐標高程系統、使用儀器、成果精度、保存單位、施測單位等項內容構成。其排列原則為，不同的測量成果資料分別編排次序。大地測量資料按等級從高級到低級、由南向北、由西向東順序排列，資料等級相同時，按施測時間先后為序排列；航片按攝區由北向南，由西向東排列；地形圖按不同比例尺，由大到小順序，比例尺相同時，按測區位置由北向南，由西向東順序排列。 
（4）成果分布圖由圖名、圖號、比例尺、經緯線、主要地理要素及有關注記構成，按不同專業測繪內容分張標繪。其底圖比例尺根據不同專業和地域大小情況確定。天文、長度、三角、導線在圖上逐點標繪點位和點名，連繪方向線；水準以路線走向標繪，除標出水準路線起止點、折點和交叉點外，并適當內插水準點；航片在分布圖上按攝區表示；地形圖按不同比例尺和不同測繪單位以不同顏色標繪。各專業測繪成果在分布圖適當位置上均應注出相應于統計表中的序號。當成果在圖上分布過于稠密時，可采用局部放大或按測區用框線表示其范圍的方法；也可分張標繪。成果分布圖的圖例均應按統一圖例符號及大小表示。

三、《資料目錄》的編纂步驟 
1．擬定實施方案 
編纂一部內容充實、完整的《資料目錄》必須要有詳細的編目實施方案做保障。實施方案是根據國家測繪局《測繪成果目錄編制技術規定及目錄樣式》，結合本地區，本單位測繪資料的分布情況，按照科學、系統、完整、準確的原則編制的具體工作計劃。它不僅可以使編纂人員對整個工作過程有全面，明確的了解；同時也對編目工作起著指導作用，并且也有利于領導對編目工作進程的掌握和監督。實施方案的內容應包括：編纂原則、步驟、方法、要求，成果資料的入選標準和范圍等。此外，還要確定承擔具體任務人員的分工與搭配，明確完成任務的時間。實施方案確定后要上報主管領導審核批準。 
2．多方收集資料，做好匯交工作 
為了使本地區《資料目錄》具有一定的權威性，成果資料的收集工作一定要盡可能的完整齊全，所轄地區內凡按國家技術標準和專業標準測制的測繪成果資料均應收入目錄，使之成為一方現有測繪資料的“大全”。要達到這一點多方收集資料，擴大收集范圍，做好匯交工作成為編纂工作的重要環節。 
由于一個地區往往設有許多不同系統的測繪單位，測繪單位資料比較分散，編纂人員必須事先對測繪系統以外形成的各種測繪資料情況進行深入細致的摸底調查，做到心中有數。作為測繪主管部門要加大管理力度，監督區域內基礎測繪成果和有關專業測繪成果的匯交工作，以測繪局發出的匯交通知涉及面要盡可能的大一些，要充分利用資料主管部門的優勢做好匯交工作的宣傳，同時要給予匯交單位盡可能的幫助。 
3．做好匯交資料的綜合分析和處理 
《資料目錄》應全面、系統、準確地反映已有測繪成果資料的基本情況，方便查找和使用。因此面對有關匯交單位上報來的零亂、分散的測繪資料，需要編纂人員進行必要的技術處理，以確保《資料目錄》的質量。編纂人員要依據《資料目錄編制技術規定》和實施方案的有關要求，對匯交資料進行綜合分析。對于屬于相同項目或相同地區的資料可以合并；對有缺陷或不準確的地方要及時補充或修正；對統計方法不統一的資料要重新按標準統計；總之，要使入選資料系統化、合理化。此項工作技術性較強，取舍標準不易掌握，編纂人員要本著實事求是的態度，認真研究，細致工作，切忌將資料簡單堆砌或草率分割。 
4．做好《資料目錄》審核和印發 
對編輯好的《資料目錄》要及時審核印發，裝訂出版，以滿足利用者的需求。首先，審核工作既關系到《資料目錄》的質量，也關系到廣大測繪工作者和編纂人員的辛勤勞動能否被社會所承認，因此要求編纂人員嚴格把好質量關，在編目工作中我們感到采取三級檢查審核的辦法基本能滿足編目要求。即采用各專業《資料目錄》由其負責人員自檢，然后按專業交換互檢，最后由主管負責人審核通過。其次印發工作從目前測繪部門出版的《資料目錄》來看，1985年以前多采用圖、表、文結合的形式，彩色印刷、裝訂成冊的方法出版發行。《資料目錄》一般裝訂精美，使用方便，但費用較高。1985年以后，由于“信息中心”每年均要求上報編目情況，因此各地《資料目錄》多采用手工標繪或單色復印的形式。此種方法節約經費，上報及時，不失為一種應急措施。

四、編目工作應注意的問題 
1．積極做好匯交宣傳工作 
做好匯交工作是編纂《資料目錄》的首要條件。《測繪法》和《測繪成果管理規定》明確規定政府有關部門完成的測繪成果都需向測繪主管部門匯交其成果目錄和副本。但就目前情況來講，有關部門很少能做到這點，致使測繪主管部門的資料收集工作十分困難。究其原因，一方面是有關部門的測繪生產單位認識上存有偏見，擔心測繪管理部門會用匯交的成果產生新的經濟效益，損失自身利益；另一方面是我們本身在匯交工作上的宣傳缺乏深度和廣度。為此測繪主管部門應加大宣傳力度，廣泛進行解釋工作，在宣傳執行《測繪法》的同時，強調匯交工作的重要性和必要性，使有關部門認識到做好匯交工作不僅是其本身的職責和義務；同時也是我們自身工作價值的展示。《資料目錄》的編輯發行，無論對于發揮各自單位現有成果資料的作用；還是交流行業和部門之間的測繪信息，以及提高本單位測繪檔案的科學管理水平都有著十分重要的意義。 
2．注重測繪成果資料的積累工作 
注重測繪資料的不斷積累是做好編目工作的重要保障。完整，準確的資料信息是構成編目工作的基礎，如不注意平時資料的積累，分析，到匯編時，資料雜亂無章，頭緒繁多，整理工作量將是巨大的。因此，做好成果資料的積累工作十分必要。實踐中，我們體會到采用日常積累與突擊積累，個人積累與公共積累相結合的方法效果較好。日常積累是指編纂人員根據分工的任務，范圍，在平時工作中隨時隨地注意資料信息的不斷積累；突擊積累是指主管部門向匯交單位發文，限期索取有關測繪成果資料；個人積累實際上是編纂人員的日常工作，每當所分管的新的成果資料歸檔時，應及時統計造冊，從點滴做起；公共積累是由編纂人員和檔案管理人員，在編目工作中一起分析，整理相關的成果資料，使之完整、系統、有條理。 
3．編目技術要統一、規范 
編目技術統一、規范指的是《資料目錄》的編制要求和方法要實行統一的標準和規范。實行編目技術統一標準是實現編目工作科學化，使編目工作獲得最佳秩序和效益的重要條件，也是采用計算機技術處理資料目錄信息的技術保證。編目工作實現計算機化已成為今后編目工作發展的必然，如果沒有統一的編目標準會給計算機目錄系統的建立帶來很大的障礙，也難以組建現代化的資料目錄網絡。由此可見要實現編目工作的科學化、現代化必須首先要求編目工作的標準化。 
自70年代末國家測繪局制定《編纂測繪資料的基本要求》以來，到1994年印發《測繪成果目錄編制技術規定》為止，國家測繪局先后幾次修訂了資料編目技術規定。從近年來各地上報的《資料目錄》來看，基本采用了統一的標繪方法和圖表規格，為資料編目的科學化管理以及采用計算機技術創造了條件，實踐證明了編目技術標準化是實現編目工作自動化、現代化的前提。因此，不斷完善測繪資料的編制技術規定，實現編目工作的計算機化，成為今后工作的努力方向。 
4．不斷提高編纂人員的素質 
編纂人員的素質是保證資料編目工作質量的重要條件。由于編目工作是一項技術性較強又帶有創造性的工作，是資料管理的高級形態，需要進行收集、分析、選擇、綜合加工等項復雜的制作活動，因此，對編纂人員的素質有較高的要求。既要求編纂人員具有所需的測繪專業知識，熟悉本地區、本單位的現有測繪資料情況；也要求編纂人員有較廣博的知識和文字處理能力。同時，還要求編纂人員有較強的工作責任心和嚴謹的科學態度。所以，編纂人員在工作中要加強學習，不斷提高自身素質，除熟悉所轄的檔案資料外，還要學習一些情報學、目錄學、版本學等相關的知識，擴大知識面。只有這樣才能使編目工作得以順利進行，編輯出版的《資料目錄》的質量才能得到保證。 

參考文獻 
1．測繪成果目錄編制技術規定國測發1994030 
2．科技檔案編纂工作  徐紹敏 檔案出版社 1990 
3．編纂《北京市測繪資料目錄》實施方案 李萬允 王元慶 1991